Mail Merge sering disebut sebagai surat elektronik yang dikirimkan ke beberapa penerima dengan isi yang sama. Seperti surat undangan, surat pemberitahuan, dan sebagainya. Mail Merge terdiri dari dua bagian, yaitu :
- Main Document, merupakan dokumen utama yang akan dikirimkan ke berbagai pihak atau biasa disebut dengan isi surat.
- Source Data, yaitu sumber data yang digunakan untuk identifikasi pengiriman. Biasanya terdiri dari nomor, nama, alamat, dan informasi lainnya.
- Buatlah naskah Surat yang akan dikirim.
- Klik Ribbon Mailing > Pada Group Start Mail Merge > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.
- Pilihlah Letter > Next : Starting Document.
- Akan muncul kotak dialog pada langkah ke-2. Pilih Use the Current document > Next : Select recipients.
- Akan muncul kotak dialog pada langkah ke-3, Pilih Type A New List > Create.
- Selanjutnya, klik Customize Column pada kotak New Address List.
- Kemudian, buat field baru dengan menghapus field name pada kotak dialog New Address List. Cara menghapus field adalah dengan mengklik tombol Delete, lalu klik Yes.
- Lakukan berkali-kali hingga semua field terhapus dari kotak dialog New Address List. Cara cepatnya, klik Delete > tekan tombol Y.
- Buat field baru dengan mengklik Add. Berikutnya, ketikkan field baru, "Nama, Alamat, Kota”, klik OK.
- Setelah semua field selesai, klik OK. Berikutnya, masukan data surat yang dibutuhkan dengan mengklik New Entry.
- Tempatkan kursor di field yang diinginkan. Klik Mailing > Insert Merge Field, lalu pilih Field yang diinginkan.
- Klik Preview Result untuk menampilkan penggabungan antara data dengan surat.
Selesai :) !!Fungsi Mail Merge ini yaitu, kalian tidak perlu repot-repot untuk mengetikan kembali surat atau tujuan yang dituju. Jadi dengan Mail Merge ini kalian bisa langsung mengganti tujuannya secara otomatis dan cepat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar